Cum o mică afacere a economisit 40% trecând pe echipamente IT refurbished

Pionierii unei mici firme de consultanță din București s-au confruntat cu creșterea constantă a costurilor IT. Achizițiile frecvente de laptopuri și desktopuri noi reprezentau aproape 25% din bugetul anual. După o analiză atentă, au decis să migreze către echipamente IT refurbished achiziționate prin canoi.ro și au obținut o reducere de costuri de 40% în decurs de un an, fără a sacrifica performanța sau fiabilitatea.

În acest studiu de caz, prezentăm pașii parcursi de companie: de la evaluarea nevoilor și selecția dispozitivelor la integrarea în infrastructura existentă și rezultatele financiare palpabile. Sperăm ca această experiență să inspire și alte afaceri mici să adopte soluții IT mai sustenabile.

- Dimensiunea echipei: 15 angajați în departamentele de consultanță și suport IT.
- Buget IT anual: 50.000 EUR, din care aproximativ 12.000 EUR erau alocați pentru reînnoirea hardware-ului.
- Probleme: Defecțiuni frecvente, timpi de nefuncționare, costuri de întreținere ridicate și lipsa flexibilității în upgrade.

Managementul a început să caute alternative: leasing, achiziții second-hand, oferte de reducere pentru echipamente noi. În final, s-a conturat opțiunea IT refurbished, datorită raportului excelent calitate-preț și garanțiilor oferite de canoi.ro.

• Audit inițial: Canale de comunicare cu canoi.ro au stabilit exact configurațiile necesare: laptopuri Core i5 de generația a 8-a, desktopuri cu Core i7 și minimum 16GB RAM, SSD NVMe de 500GB și monitoare de 24”.
• Ofertare personalizată: Au primit trei opțiuni de la canoi.ro: modele Lenovo ThinkPad T480 refurbished, desktopuri Dell OptiPlex 5060 și monitoare HP EliteDisplay 24 refurbished, toate cu garanție de 12 luni.
• Testare și configurare: Echipa internă IT a colaborat cu canoi.ro pentru a instala Windows 10 Pro, suite antivirus și software specific de contabilitate, înainte de livrare.
• Mentenanță preventivă: Toate echipamentele au fost centralizate în sistemul de inventariere, cu planuri de revizie la fiecare 6 luni pentru verificarea SSD/HDD și a stării bateriilor la laptopuri.

Prin această abordare, au înlocuit 10 laptopuri și 5 desktopuri cu configurații similare refurbished, plătind doar 60% din costul estimat al echipamentelor noi.

- Economii totale: 18.000 EUR economisiți în primul an (37% din bugetul inițial de upgrade hardware).
- Cost total echipamente refurbished: 32.000 EUR pentru 15 dispozitive. Comparativ, costul echivalent al modelelor noi ar fi fost de circa 50.000 EUR.
- Scădere a timpilor de nefuncționare: Durata medie de reparație s-a redus cu 50%, datorită uniformității modelelor și a stocurilor de piese aferente.

În plus, au redus costurile de licențiere și suport de la 5.000 EUR/an la 3.500 EUR/an, deoarece numărul incidentelor hardware a scăzut semnificativ.

Recomandări finale pentru alte afaceri mici

1. **Analiza totală a costurilor:** Calculați nu doar prețul de achiziție, ci și costurile de întreținere, garanție și revizie periodică atunci când comparați noi vs refurbished.

2. **Uniformizarea echipamentelor:** Alegeți același model refurbished pentru mai multe unități, pentru a simplifica administrarea și aprovizionarea cu piese de schimb.

3. **Plan de rotație:** Implementați o politică de rotație la 3–4 ani pentru hardware refurbished, astfel încât să păstrați echipamentele la standarde ridicate și să profitați de garanția oferită.